Een van de bekendste namen in de facilitaire wereld is TOPdesk. Naast het zo goed mogelijk helpen van klanten, zet het bedrijf zich ook in voor haar medewerkers. Het Facility Management team is daar verantwoordelijk voor. “De medewerker moet op kantoor geen zorgen hebben. En als je een fijne werkomgeving wilt, moet deze ook schoon zijn”, vertelt Melissa, Facility Coördinator bij TOPdesk. In 2022 mochten wij twee keer langskomen om de hardware en devices te reinigen. Hoe dit is verlopen en waarom TOPdesk deze reiniging belangrijk vindt, vertelde Melissa ons tijdens een online afspraak. 

Werken bij TOPdesk

Melissa: “Ik werk op het hoofdkantoor in Delft samen met 400 tot 500 collega’s.” Delft is niet de enige locatie van het bedrijf. TOPdesk heeft in 11 landen kantoren met als grootste het hoofdkantoor in Delft. Het oorspronkelijk Nederlandse bedrijf is uitgegroeid tot een wereldwijd fenomeen. 

“TOPdesk is een service management systeem voor HR, Facility en ICT. Hiermee kan je je klanten, maar ook medewerkers een betere service bieden”, vertelt Melissa. “Stel je voor: jij komt werken bij een bedrijf. Een collega van HR meld je aan in het systeem. Met één knop worden afdelingen ICT en Facility op de hoogte gebracht van jouw komst en wordt alles voorbereid om jouw eerste dag in goede banen te leiden. Ook kunnen collega’s via TOPdesk wat melden, bijvoorbeeld als iets kapot is. Wij krijgen hier een melding van en zorgen dat het opgelost wordt”, legt Melissa uit.

Afdeling FM bij TOPdesk

“Ons facility team bestaat uit drie personen. Wij zijn verantwoordelijk voor alles wat je in het pand ziet. Bijvoorbeeld het wagenpark, de schoonmaak en catering en het interieur op kantoor. Wij zorgen dat alles up-to-date is en wordt aangestuurd. Alles wat we rondom facility doen, doen we vanuit het Service Excellent perspectief. Wij willen niet alleen onze klanten zo goed mogelijk helpen, maar ook onze medewerkers. De medewerker moet op kantoor geen zorgen hebben. Voorheen deden we als team alles samen, maar door de groei van het bedrijf hebben wij taken verdeeld. Ik ben nu vooral verantwoordelijk voor de schoonmaak. Mijn werk is druk, maar erg leuk”, aldus Melissa.  

Service Excellent

People First is een term die steeds vaker voorbijkomt. Deze bedrijfscultuur focust zich op het vooropstellen van je personeel. Je helpt ze om een betere versie van zichzelf te worden. 

Bij TOPdesk wordt de term niet expliciet gebruikt. Echter in haar kernwaarden, faciliteiten en gedrag zie je dat TOPdesk een People First organisatie is. “Bij TOPdesk zijn we van mening dat werken niet het enige doel is op de werkdag”, vertelt Melissa. “Bij ons gaat het ook om jezelf in ontwikkelen en plezier hebben je werk. Daar richten wij ons op als bedrijf en team facility. Medewerkers denken mee. Als ze wat willen, komen ze zelf bij ons langs. Wij zitten dan ook op een centrale plek, naast de balie. Het kan bijvoorbeeld zijn dat ze iets bij hun klant hebben gezien, wat ook voor TOPdesk perfect zou zijn. Wij kijken dan of we dit idee kunnen realiseren.”

Een People First kantoorinrichting 

“Wij werken nu 50% van de tijd op kantoor en 50% thuis. Wij proberen iedereen te motiveren om regelmatig op kantoor te werken, zodat we de cultuur en samenwerkingen waarborgen. Hoe ons kantoor eruit ziet? Het kantoor bestaat uit vier verdiepingen. De eerste drie zijn ingericht als werkplek. Het is een open kantoor, waarbij werkplekken als eilanden bij elkaar zijn geplaatst. Het zijn allemaal flexwerkplekken, maar je kan als team bij elkaar zitten. Voor degenen die zich goed moeten concentreren, hebben wij gesloten ruimtes. Deze ruimtes zijn afgesloten met glas. Zo kan iemand zich nog wel goed concentreren, maar is deze collega niet volledig afgesloten van de rest van het kantoor. Ook hebben we verschillende vergader- en leasure ruimtes”, vertelt Melissa enthousiast.

Melissa: “De zevende verdieping staat in het teken van ontspanning. Op deze verdieping vind je ons restaurant (waar we een gezonde, duurzame lunch aanbieden), koffiebar met barista, dakterras en een bar voor de vrijdagmiddagborrels.

Als collega’s tussen het werken door wat minder productief zijn, vinden wij het belangrijk dat ze even kunnen ontspannen. Daarvoor zijn de PlayStation, Mario Kart en een massage ruimte. Deze ruimtes zijn natuurlijk helemaal ingericht met de TOPdesk kleuren. Als je op ons kantoor werkt, weet je dat je bij TOPdesk bent.”
 

Bij een People First hoort een schone werkomgeving

“Als je een fijne werkomgeving wil, moet deze ook schoon zijn”, vertelt Melissa. “Door corona is iedereen iets meer op zijn hoede. Naar kantoor gaan, is voor sommige collega’s nog een drempel. Door de flexplekken weet je niet of iemand de dag ervoor ook op die werkplek heeft gezeten. Dit is natuurlijk niet prettig. Wij willen dat iedereen zich prettig voelt op kantoor en besteden daarom meer aandacht aan de schoonmaak. 

Wij hebben naast het restaurant ook acht keukens op kantoor. In elke keuken ligt een display doos met Device Cleaning Wipes (medium en large). Zo kunnen medewerkers zelf een doekje pakken om hun devices extra te reinigen als ze dat willen en fijn vinden.”

Daarnaast laat TOPdesk regelmatig de hardware professioneel reinigen. Denk hierbij aan de beeldschermen, laptops en toetsenborden op kantoor. Melissa: “In december zijn ook de toetsenborden en muizen door Happy Clean gereinigd, want met een doekje gebeurt dit natuurlijk kort en oppervlakkig. Bij een reiniging gebeurt dit goed. Ook dit moet eens in de zoveel tijd grondig worden gedaan. De reiniging laten we overdag uitvoeren, zodat het ook zichtbaar is voor medewerkers.”  

Melissa: “De focus van schoonmaak verandert. Wij kijken niet meer alleen naar de toiletten, maar ook naar leuningen, deurklinken en devices. Zo proberen wij schoonmaak efficiënter en innovatiever te maken.”

Het reinigen van devices

Bij TOPdesk is ons Device Cleaning Team het afgelopen jaar twee keer langskomen. Beide keren met de Device Cleaning Bar. Dit is een mobiele ‘bar’ waar een van de medewerkers van het Device Cleaning Team achter staat. Medewerkers kunnen hun laptop, telefoon, tablet en andere losse devices naar de bar brengen om ze te laten reinigen. Naast de losse devices werkt TOPdesk ook met vaste apparatuur. Hiervoor werd het Device Cleaning Team ingeschakeld. Zij reinigden deze apparatuur op de werkplek en in vergaderzalen. 

Niet elk bedrijf laat de hardware en devices reinigen. Waarom hebben jullie gekozen om de devices te laten reinigen? “Happy Clean werd door ons reguliere schoonmaakbedrijf als dienstverlener aanbevolen. We vonden het laten reinigen van de apparatuur een goed idee en hebben dit een keertje uitgeprobeerd. Het reinigingsbezoek bestond uit de reiniging van de hardware op de werkplek en de bar. Op de werkplek werden het toetsenbord, computermuis en de twee beeldschermen grondig gereinigd. Als iemand de werkplek kwam schoonmaken, gingen de medewerkers met hun laptop en telefoon naar de Device Cleaning Bar om ze daar te laten reinigen.

Iedereen was enthousiast, omdat zo’n reiniging niet elke dag plaatsvindt. Het voelde heel speciaal en er was een goede sfeer. Een soort mini-uitje op de werkdag”, aldus Melissa. “Onze medewerkers en het facility management team waren dan ook erg enthousiast na het reinigingsbezoek. Ook omdat jullie medewerkers zo enthousiast waren. Jullie medewerkers passen goed bij onze cultuur: jonge mensen die openstaan voor een praatje. De samenwerking voelt dan ook heel natuurlijk aan. We kregen echt lovende berichten.”

Waarom de Device Cleaning Bar?

De Device Cleaning Bar heeft een functionele eigenschap, namelijk het reinigen van devices. Maar je kan de bar ook als extraatje inzetten tijdens een introductiedag, klantenmiddag of andere activiteit. Dit is ook gedaan bij TOPdesk. Melissa: “Vorig jaar hebben we een lentefris actie georganiseerd met de focus op schoonmaak. Onze schoonmakers werden in het zonnetje gezet, werknemers hielpen mee met opruimen en we hebben de Device Cleaning Bar ingeschakeld. Zo werden collega’s meer betrokken bij het schoonhouden van het kantoor.”

Het reinigen van devices hoort bij een People First organisatie

Melissa, vind je het als werkgever vanzelfsprekend dat je devices laat reinigen? “Ja, bij ons is dat heel normaal geworden. Ik vind dat zo belangrijk voor het werkgeluk van de medewerker. Niemand moet zich onzeker of onprettig op kantoor voelen. Toen jullie langskwamen met de Device Cleaning Bar is ook een enquête afgenomen. Onze medewerkers gaven massaal aan dat ze elk kwartaal of halfjaar de bar graag op kantoor willen zien. Daar proberen we dan ook naar te luisteren. En als de bar weer op kantoor komt, dan zetten we deze op een centrale plek in de organisatie (vlak naast de bar) en sturen we intern een bericht rond.”

De toekomst

Melissa: “Wij zijn nu aan het kijken hoe we het laten reinigen van devices dit jaar gaan inrichten. Ik wil dit graag laten uitvoeren, omdat hygiëne op kantoor zo belangrijk is geworden. Een toetsenbord raak je zo vaak aan. Vroeger dacht je niet zo snel eraan dat deze vies kon zijn, maar sinds corona zijn we ons hier bewuster van geworden. Bij ons werken mensen prettiger met schone devices. 

Op facilitair gebied wil je steeds kijken of schoonmaak efficiënter en innovatiever kan. Ik merk nu ook dat de focus anders is. We kijken niet meer alleen naar het schoonmaken van de toiletten, maar ook naar leuningen en deurklinken. Het schoonmaken van devices hoort hierbij en wordt denk ik steeds meer een focuspunt in de toekomst.”

Over TOPdesk

TOPdesk is de enige oplossing voor servicemanagement die een kant-en-klare tool combineert met gespecialiseerde inhouse experts. We maken niet alleen software voor consistente goede dienstverlening. We zorgen er ook voor dat je, stap voor stap, je doelen kunt bereiken. Of je je nu wilt richten op selfservice of je krachten wilt bundelen met andere serviceteams, onze mensen hebben veel best practices te delen. Als TOPdesk is ingericht, kun je de tool eenvoudig aanpassen en in je eigen tempo verder leren en verbeteren. Meer hulp nodig? TOPdesk heeft meer dan 25 jaar ervaring in het helpen van organisaties als die van jou. 900 inhouse specialisten in 11 landen popelen om aan jouw succes bij te dragen en zijn slechts een telefoontje verwijderd. Let’s make service happen together!