Serverruimte laten reinigen? Zo doet Unigarant dat!

Bij Unigarant is specialistische ESD-reiniging van de MER- en SER-ruimtes een belangrijk onderdeel voor het waarborgen van haar continuïteit. Stanley, Specialist Huisvestiging bij Unigarant, vertelt ons zijn tien jaar ervaring met deze reiniging.

 

Waarom de serverruimte schoonmaken?

Er wordt veel geïnvesteerd in de serverruimte. De nieuwste koelsystemen, luchtfilters en brandblussystemen. Maar hoe vaak hoor je nou dat de serverruimte wordt schoongemaakt? Laat staan dat een specialistische partij dit doet in plaats van de reguliere schoonmaak of eigen personeel. 

Stanley werkt bij de ANWB als specialist Huisvestiging. Hij is daarbij verantwoordelijk voor het gebouwbeheer en E-/W-installaties. En grote voorstander van ESD-reiniging. 

“De computerruimte is het hart van onze organisatie en deze wordt met de jaren belangrijker", vertelt Stanley. "De servers in de ruimte draaien continue. Unigarant, moedermaatschappij ANWB en haar winkels, zijn allen afhankelijk van de data op deze servers om hun werkzaamheden uit te voeren en klanten te helpen."

 

Gevolgen van downtime

Als een server uitvalt, heeft dit soms grote gevolgen. Ook bij Unigarant hebben ze een vergelijkbare situatie in het verleden meegemaakt. Stanley: Flink wat jaren geleden hadden we een een schilder over de vloer die bij een patchkast aan het werk was. Tijdens het opruimen trok hij de stekker eruit om beter te kunnen stofzuigen. Het gevolg? De computer viel een kwartiertje uit en wij hadden zo’n €10.000,- schade.” Dit soort situaties zijn natuurlijk vervelend, maar Stanley bekijkt het positief: “Het zorgt er wel voor dat wij steeds betere maatregelen nemen om de continuïteit van het bedrijf en dus ook binnen deze technische ruimtes te waarborgen. “

Downtime van de servers levert dus schade en een hoop paniek op, ook bij Unigarant. Preventieve maatregelen, zoals koelsystemen, brandblussystemen of specialistische reiniging, moeten dan ook worden genomen om downtime te voorkomen. Jij hebt onder andere gezorgd dat de technische ruimtes twee keer per jaar stofvrij worden gemaakt. Een hele prestatie, want meestal wordt dit vergeten of geen prioriteit aangegeven. Wij zien daardoor vaak serverruimtes die vol staan met dozen of met veel stofwolken. In 2011 hebben jullie Happy Clean ingeschakeld om de ruimtes stofvrij te maken en houden.

 

Zo is de reiniging ontstaan

“In het verleden hebben wij een continuïteitsonderzoek uitgevoerd, waarbij risico’s voor onze core business werden geïnventariseerd. Hierdoor konden wij een aantal risico’s elimineren door bijvoorbeeld te investeren in de hygiëne en veiligheid van de MER- en SER-ruimtes,” aldus Stanley. “Deze ruimtes zijn het hart van je bedrijf en daar moet je goed voor zorgen. Dit betekent dat alleen een kleine kern van mensen, die functioneel in de ruimte moet zijn en de juiste kennis heeft, toegang moet krijgen tot de ruimtes. Net zoals computerapparatuur, laat je dan een specialist de serverruimte reinigen in plaats van de reguliere schoonmaak. Op deze manier elimineer je de risico’s van stof.” Investeren in speciale reiniging is een goede keuze van Unigarant. Stofdeeltjes die zweven bij de patchkasten en serverruimte, kunnen namelijk in de serverapparatuur terechtkomen en kortsluiting of downtime veroorzaken. Deze stofdeeltjes zijn minuscuul en kunnen ontstaan in de serverapparatuur of de ruimte binnenkomen via het personeel.

 

ESD-reiniging door Happy Clean

Stanley: ”Happy Clean probeert ervoor te zorgen dat de ruimte zo stofvrij mogelijk is. Dit doen zij door op een specialistische wijze de ruimte en server schoon te maken. Daarbij zijn zij alert van de kwetsbare omgeving en zullen niet per ongeluk een kabel eruit trekken of een knop indrukken. De reguliere schoonmaak komt hier niet, want wij mogen niet van hen verwachten dat zij weten hoe zij zich moeten gedragen in zo’n serverruimte”, vertelt Stanley.

 

Het 8 stappenplan

Sinds februari 2021 is de ESD-reiniging gewijzigd in een compleet acht stappen reinigingsplan gebaseerd op de ISO 14644-1 klasse 8 cleanroom norm. Dit betekent dat naast de reiniging, ook een training aan het personeel wordt gegeven, regelmatig deeltjesmetingen worden uitgevoerd en kleefmaten bij de ingang worden neergelegd. Kortom, alles om de ruimte zo stofvrij mogelijk te maken én houden.

“Het schoonmaken van de ruimte laten wij natuurlijk al een aantal jaar doen. Met de jaren doen wij meer kennis op en maken wij van alles mee. Zo hebben wij een aspiratiedetectie-systeem in onze serverruimte staan. Dit systeem meet het aantal stofdeeltjes in de lucht. Het alarm van deze detectie ging ongeveer twee jaar geleden af. Heel gek, want wij lieten twee keer per jaar de ruimte door Happy Clean stofvrij maken. Dit kon verschillende oorzaken hebben, zoals slechte reiniging of doordat stof naar binnen was gewaaid tijdens onderhoudswerkzaamheden. Hoe dan ook; ik kon niet aantonen wat precies was gebeurd en daarbij of de reiniging in eerste instantie goed was gebeurd. Dit willen wij niet en zo ontstaat er behoefte aan data en gegevens om de kwaliteit van schoonmaak te beoordelen. Happy Clean kwam toen met het idee van het acht stappenplan. Met dit plan kan ik aantonen wat Happy Clean precies doet qua reiniging en wat het effect is,” vertelt Stanley.

 

Training voor collega'sZonder titel (1920 x 1080 px) (8)

“Goed! Als onderdeel van het acht stappenplan hebben wij rapportages en een training laten doen. Deze training hebben wij van Bjorn gekregen en zaten een aantal collega’s van de ICT-afdeling bij. Tijdens de training hebben wij het gehad over het belang van de reiniging, wat Happy Clean precies doet en hoe ICT hieraan kan bijdragen. Ook was dit een goed moment voor mijn collega’s om aan te geven wat zij van de plannen vonden. Zo creëer je meer bewustwording onder het personeel.

Daarnaast krijgen wij via dit plan meer inzicht over de schoonmaakactiviteiten. Bijvoorbeeld door het uitvoeren van deeltjesmetingen, waarbij het aantal stofdeeltjes in de lucht van de technische ruimte wordt gemeten via een speciaal apparaat. Het resultaat van de laatste algehele rapportage, hebben wij aan de systeembeheerder laten zien. Deze scoorde best slecht. Samen met Bjorn zijn wij gaan kijken waar dit aan ligt. Wij kwamen uit bij de kleefmatten die voor de ingang van de technische ruimtes zijn geplaatst. Iedereen die de ruimte betreedt moet officieel op deze matten lopen om stof en vuil onder de schoenen op te vangen. Onze collega’s liepen echter niet elke keer over de matten. Hierdoor kwam onnodig stof de ruimte binnen. Happy Clean komt dan met een oplossing om twee extra kleefmatten neer te leggen, zodat personeel en bezoekers deze niet kunnen vermijden bij binnenkomst. Ik deel deze bevinding ook met de afdeling ICT. Hier wordt positief op gereageerd, wat erg leuk is om te zien! Collega’s gaan over tot actie en attenderen elkaar hierop.”

Het stappenplan is nauwkeurigheid opgesteld en wordt waar nodig aangepast voor een organisatie. In het geval van Unigarant komen alle 8 stappen aan bod.

 

Garantie van bedrijfscontinuïteitZonder titel (1920 x 1080 px) (6)

Stanley: “Als we kijken naar de 8 stappen vinden we het monitoren van de ruimte erg belangrijk. Dit gaat via ‘de werkmap’ en ‘onderhoudsrapportage’ waarin alles wordt gedocumenteerd, ‘audit risicobeheersing’ waarmee eventuele risico’s worden vastgesteld en natuurlijk ‘de deeltjesmeting’ om te kijken wat de huidige status in de ruimte is. Ik wil namelijk wel weten hoe schoon de ruimte is en of de frequentie die wij nu aanhouden voor de reiniging genoeg is om aan onze norm te voldoen. Dat kan met deze stappen. Ook vind ik belangrijk om collega’s te betrekken bij dit proces en dat kon via de ‘in-house training’.

Na tien jaar, is specialistische reiniging een vast onderdeel van de reeks maatregelen die wij hanteren om onze bedrijfscontinuïteit en die van onze klanten te garanderen. Hiervoor hebben wij Happy Clean ingeschakeld. Zij focussen zich op werkplek- en computerreiniging. Ik werk al een aantal jaar goed met hen samen. Met als resultaat; de reiniging die wij nu hanteren.”

Ontdek hardware reiniging

Voor optimaal werkplezier voor jouw collega's

Plan online demo
info-help